Informationssicherheits- und Datenschutzhinweise für Telefon- und Webkonferenzen

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Der Verantwortliche ist:

Sparkassenakademie Bayern

Geschäftsbereich des Sparkassenverbandes Bayern

Bürgermeister-Zeiler-Straße 1

84036 Landshut

Telefon: 0871 504-0

Fax: 0871 504-2300

info(at)s-akaby.de

Leiter der Sparkassenakademie Bayern: Norbert Hagl

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:

Datenschutzbeauftragte

Sparkassenakademie Bayern

Geschäftsbereich des Sparkassenverbandes Bayern

Bürgermeister-Zeiler-Straße 1

84036 Landshut

Telefon: 0871 504-0

Lara-Christin Wagner

lara-christin.wagner(at)siz.de

1. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir nutzen die eingangs genannten Tools um Webkonferenzen und/oder Web-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Webkonferenzen“).

Um Telefonkonferenzen durchzuführen, nutzen wir das Produkt „Business Konferenzen“ der Telekom Deutschland GmbH (nachfolgend: „Telefonkonferenzen“).

Hinweis:
Soweit Sie die im Rahmen einer Webkonferenzen ein Tool verwenden, erfolgt die Übertragung von Bild und Ton über die Server des jeweiligen Toolanbieters.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie weiterer einschlägiger Gesetze (z. B. Bürgerliches Gesetzbuch).

1. 1. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Webkonferenzen“ oder „Telefonkonferenzen“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Webkonferenzen“ oder „Telefonkonferenzen“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Webkonferenzen“ oder „Telefonkonferenzen“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Webkonferenzen“ oder „Telefonkonferenzen“ Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit die „Webkonferenzen“ oder „Telefonkonferenzen“ im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Webkonferenzen“ oder „Telefonkonferenzen“.

1. 1. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Webkonferenzen“ werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Webkonferenz“ machen.

Folgende personenbezogene Daten, als reine Verbindungsdaten, sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname (optional), E-Mail-Adresse.

Meeting-Metadaten: Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Start- und Endzeit sowie Dauer der Sitzung.

Um an „Telefonkonferenzen“ teilzunehmen bzw. den Konferenzraum zu betreten, müssen Sie die Ihnen genannte Zielrufnummer anwählen.

Bei der Nutzung von „Telefonkonferenzen“ werden nur wenige Datenarten verarbeitet: Bei der Einwahl mit dem Telefon begrenzen sie sich auf die eingehende Rufnummer sowie auf die Start- und Endzeit.

1. Wer bekommt meine Daten?

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Webkonferenzen“ oder „Telefonkonferenzen“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Webkonferenzen“ oder „Telefonkonferenzen“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Folgende Anbieter werden derzeit in der Sparkassenakademie eingesetzt:

Datenschutzerklärung von Cisco (Webex):

https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html

Datenschutzhinweis der Vitero GmbH:

https://www.vitero.de/de/datenschutzhinweis.html

Datenschutzerklärung von Zoom:

https://explore.zoom.us/de/privacy/

Für Telefonkonferenzen nutzen wir eigene Systeme in unserem Haus. Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben.

1. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die o. g. Verbindungsdaten werden vom jeweiligen Diensteanbieter nach den gesetzlichen Fristen gelöscht.

1. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

„Webkonferenzen“ und „Telefonkonferenzen“ sind Dienste, die von Tool-Anbietern erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet folglich in Abhängigkeit des verwandten Tools statt. Bei einem evtl. vorliegendem Drittlandtransfer werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben durch zusätzliche Garantien sowie die Standardvertragsklauseln erfüllt.

1. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO iVm § 19 BDSG).

1. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Einzelfall?

Es erfolgt weder eine automatisierte Entscheidung noch Profiling.